من أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات جمع المعاهدات
نعم، إن من أهم أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو جمع المعاهدات، وتصنيفها، وفهرستها وحفظها، وترميزها، وتنظيم التعامل بها، إذ تحرص الدولة على حفظ وثائق المؤسسات العامة، وتولي المؤسسات الخاصة مهمة حفظ وثائقها، ويمكن للدولة أن تحفظ وثائق المؤسسات الخاصة.
تلك الاتفاقيات والمعاهدات تعد بمثابة المرآه التي تعكس أعمال الدولة، لأنها تكشف عما تقوم الدولة به بالتفصيل وبشكل مخصص، وتعكس تلك الوثائق تاريخ الأمة الاقتصادية والاجتماعية والسياسية.
ومنذ تم تأسيس المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، كانت علاقته مع الأجهزة الحكومية وغير الحكومية محددة، إلى جانب علاقاته مع المؤسسات الخاصة، ويرجع الهدف منه إلى جمع مختلف الوثائق، ولعل أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات الأخرى تشمل ما يلي:
تنظيم المحفوظات الإدارية والوثائق بالأجهزة الحكومية وغير الحكومية، وفهرسة وتصنيف تلك الوثائق وطريقة التصرف بها بما يتلائك مع أهمية تلك الوثائق وما يوجد بها من معلومات، إلى جانب تحديد فترة زمنية حفظ تلك الوثائق.
حفظ عينة من كل نوع من المحفوظات والوثائق والمعاهدات، تحسبًا للحاجة إلى العودة لتلك الوثائق.
ولحفظ تلك الوثائق والمعاهدات زيلزم أن تتضمن كافة المعلومات، وأن يكون ما تحتوي عليه من الكتابة واضحة لسهولة الفهم، وخلوها من التلف لكي يتم الاستفادة منها.
تعين زمن محدد لحفظ الوثائق، ثم إتلاف الوثائق حبن انتهاء فترة صلاحيتها.
إتلاف الوثائق التي لم يبقى هناك حاجة لاستخدامها وانتهاء الحاجة إلى حفظها.
حفظ الوثائق الإلكتروني بوسائط إلكترونية بهدف دعم التكنولوجيا ومن ثم الاستفادة منها.
إرسال المحفوظات الإدارية والوثائق الدائمة قبل إتلاف الوثائق عقب انتهاء مدة حفظها.
التنسيق والتعاون مع وزارة الخدمة المدنية لتحديث نشاطات الوظائف الإدارية.
التعاون والتنسيق مع الأجهزة الحكومية وتصميم أعمال مع ترميزها والتعليمات الملائمة.
إتاحة دليل للمحفوظات والوثائق يجمعها، إلى جانب إتاحة رموز تناسب أجهزة الدولة.
الإشراف على عمليات حفظ الوثائق من أجل ضمان حمايتها من التعرض إلى التلف.
صيانة حفظ المعلومات وتجهيز لوائح تنفيذية للمحفوظات والوثائق عقب أن يتم إقرارها.
متى تأسس المركز الوطني للوثائق والبحوث
تم تأسيس المركز الوطني السعودي للبحوث والوثائق الذي يهدف إلى تجميع وحفظ الوثائق وصيانتها في يوم 23 شوال في عام 1409ميلادية، ومنذ نشأة المركز تحددت جميع الواجبات والصلاحيات المرتبطة به، وكانت التبعيه الإدارية من مسؤولية رئيس ديوان مجلس الوزراء السعودي، وتم كذلك تحديد علاقة المركز الوطني للبحوث والوثائق مع كلٍ من الأجهزة الحكومية وغير الحكومية.
يوجد بالوقت الحاضر موقع إلكتروني خاص بالمركز الوطني للوثائق والبحوث يخدم الشخص بما يتوافق مع متطلبات التحول للتكنولوجيا العصر الحالي بعيدًا عن استخدام كميات هائلة من الأوراق وذلك يخدم أيضًا التحول والتطور والاطلاع على الوثائق، إلى جانب إتمام المعاملات الحكومية إلكترونيًا بدون جهد.
أنواع الوثائق في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
بالمركز الوطني يتم جمع العديد من أنواع الوثائق بالمملكة العربية السعودية، والتي تتضمن:
الموارد البشرية: تشمل تلك الوثائق ما يتعلق بمختلف الوظائف، ومنها الوثائق ذات الصلة بصرف وثائق مكافآت الترقيات والرواتب والإجازات والوثائق الخاصة بنهاية الخدمة، مع تسجيل حركة الوظيفة، إلي جانب تضمنها وثائق خاصة بالتعيين، والتكليف والنقل بمهام محددة وميزانية المشروعات.
التطوير الإداري: بموجب تلك الوثائق تحدث عملية التطوير بالمؤسسات الحكومية وفروعها، كما تتضمن الدراسات المطلوبة لتطوير العمل، وتحديد الهياكل التنظيمية، المهام، والمتطلبات الملتئمة من التدريبات الضرورية للجهاز الحكومية، فضلًا عن دراسة ما يحتاج الجهاز الحكومي له من وظائف، وبمجمل تلك الوثائق يحدث التحرك بمجال التحديث والتطوير.
الاتصالات الإدارية: بموجب تلك الوثائق يتم إجراء اتصالات إدارية كثيرة من عمليات تسلم للوثائق أو تسليمها.
العلاقات العامة والإعلان: وهي وثائق تشتمل على بيانات ومعلومات ومعاهدات حول برامج ثقافية وإعلانية وتوعوية، ومتابعة مختلف وسائل الإعلام.
الخدمات: تحتوي وثائق الخدمات على جميع ما يلزم بالجهاز الحكومي ومبناه، من تشغيل المبنى، ووسائل النقل، وأي معلومات خاصة بالجهاز الحكومي.
الأمن والسلامة: تتضمن وثائق ضرورية لحفظ الأمن والسلامة.
إعداد الاستشارات القانونية الأنظمة: بموجب تلك الوثائق يكون هناك رأي للجهاز الحكومي بأي مسألة أو قضية تُعرض، إلى جانب صياغة مختلف العقود والاتفاقيات واللوائح.
المتابعة الإدارية: فيها يتم متابعة التهاون بالأعمال.
التخطيط: بموجب تلك الوثائق يتم إعداد الخطط الهامة للتطوير والوصول إلى الميزانية المطلوبة ومن ثم سد الاحتياجات.
تقنية المعلومات: تتضمن تلك الوثائق لمواكبة التطور التكنولوجي بالعصر الحالي معلومات لتشغيل وتطوير الأجهزة الحاسوبية الشبكات.
الترجمة: تتضمن ترجمة الوثائق الهامة.
الإحصاءات: ذات الصلة بالتقارير النهائية والبيانات الاحصائية وكافة الأمور المتعلقة بذلك الشأن.
الإسكان: بتلك الوثائق يتم الإشراف على الإسكان والمباني وصيانة وتوزيع وتجهيز المباني.
الطباعة: يتم عبرها طباعة النشرات والمطبوعات والمجلات الخاصة بالجهاز الحكومي.
الهيئات والمجالس واللجان.
المؤتمرات والندوات.
من مهام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
هناك الكثير من المهام التي يسعى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بإتمامها وتحقيقها، ومن أهم هذه المهام ما يلي ذكره:
التنسيق والتعاون مع الجهات المختصة وذلك يفيد بخدمة الوثائق والحفاظ عليها.
صيانة ومسح والحفاظ على أتمتة وترميز الوثائق، وذلك الأمر يتم حسب أحدث اللوائح والأنظمة والتعليمات وترميز المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
التنسيق والتعاون مع جهات تدريب الأشخاص ولكي يصبحوا مؤهلين بمجال حفظ البيانات الهامة والمعلومات.
ترحيل الوثائق، وإيداعها، والتزويد بها، والتوثيق الآلي، والترميم، وطباعة الوثائق.
ترميم الوثائق يقصد به معالجتها والتخلص من جميع الوسائل التي تسبب لتلك الوثائق أذى ومعالجة التمزقات بالوثائق عبر أحدث الأجهزة لذلك الأمر.
تعقيم الوثائق والبيانات يتضمن القضاء على أي كائن حي يوجد بتلك الوثائق، وذلك الأمر طبيعي حيث إن الاحتفاظ لفترة طويلة بالوثائق يترتب عليه الكثير من العوامل كالغبار والأتربة والحشرات والديدان وما لها من إفرازات إن تفاقم الأمر، إلى جانب أن تخزين الوثائق بشكل غير صحيح يترتب عليه تراكم الغبار الأوساخ عليها.
استلام مختلف المعاملات، وإكمالها.
التنسيق ما بين الجهات الرسمية والجهات غير الرسمية والتنسيق الإداري الخاص بأعمال اللجنة.
الرصد التاريخي مختلف الوثائق وأنظمتها وتنظيمات تلك الوثائق.
توفير أماكن للاحتفاظ بتلك الوثائق، إلى جانب خلق ظروف مناسبة للاحتفاظ بها ومن ثم تدارك أي من المشكلات قبل فوات الأوان بالوثائق، والاعتناء بها على أكمل وجه.
إعداد خطط للتعامل مع تلك الوثائق أو خطط تنمية بمقتضيات تلك الوثائق.
نشر الوثائق عقب أن تكون مهيئة وجاهزة لذلك الأمر وذلك حسب الترتيبات التي نص عليهلةا قرار مجلس الوزراء رقم 258، الصادر بتاريخ 14/11/1403.
الأسئلة الشائعة
من أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات؟
المتابعة الفنية والإشراف على عمليات الحفظ بالأجهزة الحكومية، والسعي لحماية المحفوظات والوثائق.
