يطرح العديد من طلاب الجامعات تساؤلات عديدة حول هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل وظيفي جيد أم لا ، فالإدارة المكتبية هي تلك الوظائف الأساسية التي تتواجد في جميع المؤسسات والتي تعني تولي مسئولية المهام المكتبية والانتهاء منها مثل حفظ الوثائق والمستندات، بالإضافة إلى مهام الرد على جميع المكالمات الهاتفية واستقبالها من العملاء، ويُعد أحد التخصصات الدراسية التي توجد في الكثير من الجامعات، لذا نعرض لكم كافة التفاصيل حول تخصص الإدارة المكتبية ومستقبلها الدراسي والوظيفية في السطور التالية من موقع مخزن المعلومات، فتابعونا.
هل هناك مستقبل وظيفي لتخصص الإدارة المكتبية وهل من المتوقع أن يكون هناك زيادة في الطلب والإقبال على خريجي هذا التخصص في سوق العمل مستقبلاً ؟، هذا هو السؤال الذي طرحه الكثيرين وأجاب بشأنه مكتب الولايات المتحدة الأمريكية الخاصة بإحصاءات العمل بأنه من الممكن أن تتزايد النسبة الخاصة بالتوظيف في مجال الإدارة المكتبية بمعدل 12%، وذلك الأمر ما بين عامي 2012 و 2022 أي أنه سيتم توفير ما يزيد عن 500 وظيفة خلال هذه الفترة.
وإن كان تساؤلك يتعلق بهل تخصص الإدارة المكتبية له مستقبل، فالإجابة هي نعم بالطبع، حيثُ أنه من الممكن لأي شخص أن يترقى خلال عمله في هذا المجال وأن يصبح مديراً لمكتب، ليكون حينها هو الشخص المسئول عن العديد من الأعمال الخاصة بالمؤسسة، ومن أبرزها:
تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمؤسسة.
تنظيم وإدارة جميع المراسلات التي تتواجد داخل المكتل وخارجه ومن بينها رسائل البريد الإلكتروني، التعامل مع الشكاوى بدلاً من موظفي المكتب.
ترتيب التنظيمات المتعلقة بالنقل والإقامة فيما يخص رجال الأعمال،وذلك لجميع الرحلات التابعة للعمل.
إشراف الشخص ومراقبته لجميع الأعمال المتعلقة بالفريق الإداري للمؤسسة، حيثُ يقوم بتوجيههم وتعديل تنظيم المهام في حالة تطلب الأمر ذلك.
إدارة الميزانيات المالية، وذلك للقيام بشراء أهم مستلزمات الشركة، على أن يتضمن هذا الصيانة والمكاتب.
تنظيم وتنفيذ الاجتماعات المرتبطة بمجلس إدارة المؤسسة، ويتضمن هذا الأمر تنفيذ جداول الأعمال ثم توزيعها.
تنظيم وتنسيق الأوراق والملفات الموجودة على الحاسوب وشبكة الإنترنت، وذلك للمحافظة على الوثائق بطريقة صحيحة.
تزويد العاملين الجدد بالمعدات والأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بمهام عملهم، ومساعدتهم على الاستقرار في العمل.
طبيعة دراسة الإدارة المكتبية
في دراسة الإدارة المكتبية في الجامعات يوجد هناك العديد من المقررات الدراسية المتنوعة، ربما تختلف هذه المقررات باختلاف الجامعة أو الكلية إلا أنه بوجه عام تتضمن التالي:
مادة رياضيات الأعمال، مادة تكنولوجيا المكاتب، مادة تطبيقات برامج الكومبيوتر، مادة إدارة الأعمال، مادة إدارة السجلات.
كما من الوارد أن تتواجد مواد التسويق، الإجراءات المكتبية، الموارد البشرية، أساسيات الحاسوب، مواد السلوك التنظيمي.
وعقب الانتهاء من سنوات الدراسة التي عادةً ما تكون أربعة سنوات يحصل الدارس على درجة البكالوريوس في تخصص الإدارة المكتبية.
طبيعة العمل في تخصص الإدارة المكتبية
على الرغم من تولي الكثير من خريجي التخصصات الدراسية الأخرى مهام العمل في هذا المجال، إلا أن الأولوية تكون للحاصلين على تخصص إدارة الأعمال، أو درجة البكالوريوس في الإدارة المكتبية وذلك حتى يكون لديهم خلفية كافية عن دراسات الأعمال، كما يُمكن أن يعمل خريجي هذا التخصص في البداية في مجال إدخال البيانات أو قسم الاستقبال في المؤسسات.
وبعد هذا الأمر يحصل العاملين على ترقية ليعملون في منصب مدير مكتب في إحدى القطاعات أو المؤسسات المختلفة، ما يتولى هؤلاء الأشخاص مسئولية كافة ما يتعلق بمتابعة البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، تنظيم المستندات، تنسيق المواعيد، المحافظة على الوثائق والمستندات التي تخص الشركة.
كما يتولى خريجي هذا التخصص مسئولية المهام الإدارية داخل المؤسسة والإشراف عليها، وتنظيم كافة الأنشطة المتعلقة بباقي الموظفين، وذلك حتى يتم ضمان إتمام كافة المهام الأساسية في المواعيد المحددة.
وظائف تخصص الإدارة المكتبية
التخطيط: حيثُ تعتمد كفاءة مدراء المكاتب في المؤسسات المختلفة على عملية التخطيط المنسق، وذلك حتى يتم تحقق الأهداف المطلوبة، إلا أنه من الضروري القيام بسرد أهداف المؤسسة قبل الشروع في هذا الأمر، حيثُ يجب التخطيط للنهج الذي سيتم اتباعه لتحقق هذا الأمر.
التنظيم: إلى جانب وجود إدارة فعالة داخل المؤسسة فإنه لا بد م عمل التنظيم والتخطيط، حيثُ يجب توافر المواد الملائمة لكل مهمة داخل المكتب وذلك لاكتمال البرنامج الإداري بشكل تام.
التوظيف: يمثل التوظيف الخاص بأعضاء الفريق من أهم وظائف مدير المكتب، لذا من الضروري أن تكون عملية التوظيف والتعيين منظمة بطريقة مثالية.
الاتصالات: يكون للاتصالات دور كبير للغاية في الإدارة الخاصة بالمكاتب سواء كانت إدارة عن بُعد أو من داخل المؤسسة، فالاتصال عملية أساسية ولا غنى عنها في مختلف المستويات سواء كانت مع قادة المؤسسة أو أصحاب الأعمال.
معرفة التكنولوجيا الملائمة: تعني معرفة التكنولوجيا الملائمة الاستثمار الخاص بالأدوات التكنولوجية بصفة عامة، والتي يجب أن تكون ملائمة حيثُ يتم اعتبارها من الوظائف الأساسية للإدارة المكتبية، مع التأكيد على أن التكنولوجيا في تطور مستمر.
الإلهام والتحفيز: من الضروري للغاية أن يُركز مديري المكاتب على الجانب العقلي والنفسي للموظفين، فالتحفيز الدائم للعاملين من شأنه دفعهم إلى تحقيق أفضل النتائج والمعدلات، كما يعمل على بناء الثقة بين أعضاء الفريق ومدير المكتب.
التدريب وبناء الكفاءات: من الضروري للغاية أن يتم تحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين، مع العمل على رقع مستويات الكفاءة لموظفي المؤسسة.
أنواع وظائف الإدارة المكتبية
إدارة المكاتب للمؤسسات: تتضمن المدير الذي يتواجد في كل فرع من الفروع التابعة لمؤسسة ما، حيثُ يقوم مدير المنطقة بمهام الإشراف على جميع مديري الفروع الأخرى.
لذا يُعد السفر بين فروع المؤسسة هو أحد الجوانب الأساسية في هذه الوظيفة.
إدارة المكاتب الطبية: تتطلب هذه الوظيفة أن يقوم مدير المكتب بالتعرف تفصيلاً على التشريح، على أن يكون ملماً بالإجراءات المختبرية، وكذلك القوانين الخاصة بالرعاية الصحية.
وذلك بسبب أن مديري هذه المكاتب يعملون داخل مكاتب الأطباء، ويتولون مهمة الإشراف على جميع مساعدي الأطباء.
إدارة المكاتب القانونية: تتطلب هذه الوظيفة إلى أن يتمتع الفرد بالخبرة العملية في القانون، وأن يكون على فهم عميق للإجراءات القانونية، حيثُ يقوم مديري المكاتب القانونية بالإشراف على المساعدين الإداريين.
إدارة المكاتب الافتراضية: خلال هذا النوع من العمل تكون مهام مدير المكتب في بعض الشركات الصغيرة بدوام عمل جزئي، وذلك بسبب رغبة الشركات في التعاقد على وظائف إدارة المكاتب الافتراضية.
مهارات الإدارة المكتبية
تُعد المهارات الشخصية من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها القائم بوظيفة مدير المكتب، فمدير المكتب من شأنه العمل كوسيط بين الإدارات المختلفة، وذلك لإمكانية التواصل بين الإدارة العليا للمؤسسة والعاملين داخلها، أو بين قسم الموارد البشرية والموظفين.
كما يكون للمهارات التقنية أهمية كبيرة وذلك لقدرتها على إضافة قيمة كبيرة لخبرات مدير المكتب خاصةً في ظل التغير المستمر في وظائف ومهام مديري المكاتب.
ومع عمليات التدريب المستمر يُمكننا ملاحظة أن قدرات الشخص على التعامل مع البرامج المختلفة وفهم قوانين العمل تتزايد بشكل كبير، وأن الخبرة الفنية تزيد أهميته بمرور الوقت، لذا يجب على مديري المكاتب التركيز على بعض المهارات المهمة مثل:
المهارات التنظيمية
وتعني أن يكون هناك تنوعاً في عدد الطلبات المتعلقة بالدور الوظيفي، وهو الأمر الذي يشير إلى حسن تنظيم مدير المكتب في المؤسسة، بل أنه الأفضل في مجاله.
مهارات التعامل مع الآخرين
يجب أن يتم توافر مهارات التعامل مع الآخرين، وذلك حتى يكون مدير المكتب قادراً على التعامل مع جميع الموظفين، مع إمكانية ترك انطباع جيد عند زوار المؤسسة.
مهارات الاتصال
ترمز إلى ضرورة وجود أفكار واضحة لدى العاملين، وذلك حتى يُمكن للإدارة العليا التخطيط مستقبلياً.
مواصفات مدير المكتب الفعال
مدير المكتب الجيد يجب أن يكون قائداً، وهذا يعني أن يكون مثالاً جيداً لجميع العاملين، فمدير المكتب القائد القوي من شأنه تحقيق النجاح العام في المؤسسة.
يجب أن يتمتع مدير المكتب بالثقة في النفس والإيمان بقدراته، فالثقة في النفس تجعل الآخرين يؤمنون بك وبقدراتك والقرارات التي تتخذها في سبيل المؤسسة.
يجب أن يكون مدير المكتب الفعال مجاهداً مثابراً قادراً على تحقيق الأهداف المطلوبة منه، فمن شأن الجهود المستمرة إتمام الأمور على الوجه الأمثل.
يجب على القائد أن يكون قدوة وأن يكون محفزاً لغيره من العاملين على الدوام، وذلك ليتمكنوا سوياً من تحقيق النجاح.
وختاماً نكون قد تعرفنا معكم على إجابة سؤال هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل وظيفي جيد أم لا ، وللمزيد من الموضوعات تابعونا في موقع مخزن المعلومات.
