كيفية كتابة تقرير

مخزن

سيدور مقالنا حول كيفية كتابة تقرير فهو أكثر ما يبحث عنه الأفراد عبر محركات البحث فدور الكتابة لا ينتهي من حياتنا بانتهاء فترة محددة فحينما يتخرج الفرد وينهي مرحلة تعليمه يعتقد أنه انتهى من الكتابة سواء في مواضيع التعبير أو خلافه ولكن الحقيقة أن عالم الكتابة واسع يشمل العديد من الموضوعات فبعض الأعمال تتطلب الكتابة ككتابة المقالات أو التقارير أو غيرهم من أشكال الكتابة وموضوع حديثنا اليوم هو كتابة التقارير ففي طيات سطورنا التالية في مخزن تجد عزيزي القارئ تفاصيل شاملة حول آلية كتابة التقرير والهدف من التقارير بشكل عام وجميع ما يتعلق بها من معلومات.

كيفية كتابة تقرير

ازدادت معدلات البحث مؤخرًا حول آلية كتابة تقرير وهو ما سنوضحه لكم خلال سطورنا التالية فكتابة التقرير تتطلب مرور الكاتب بمجموعة المراحل الآتية:

تحديد موضوع التقرير

يعتبر تحديد الموضوع المراد كتابة تقرير عنه أولى خطوات الكتابة الصحيحة فبدون تحديد الموضوع لن يتمكن الكاتب من تجميع معلوماته ولا الكتابة، وإذا لم يكن الموضوع محددًا يتعين على الكاتب اختيار الموضوع الملائم للقارئ باختيار موضوع يهم القارئ، والجدير بالذكر أن تحديد الموضوع يتم تبعًا للآتي:

• تحديد الشريحة المستهدفة من كتابة التقارير.
• تحديد الغرض من الكتابة.
• تحديد نوع المعلومات المراد إبلاغها.

البحث عن المعلومات

عملية البحث هي الخطوة الثانية من خطوات إعداد التقارير والجدير بالذكر أن هذه العملية ينبغي أن يخضع فيها الباحث لمجموعة الإجراءات التالية:

• البحث الجيد في مختلف المصادر والتأكد من مدى موثوقية المعلومات التي توصل لها الباحث فهذا يضمن جودة الكتابة.
• ينبغي أن يحرص الكاتب على أن يكون التقرير مزود بالمصادر.
• بإمكان كاتب التقرير الاستعانة بالبحث الميداني في كتابة معلومات التقرير.

كتابة المسودة

• في هذه الخطوة يتعين على الكاتب كتابة نسخة أولية من التقرير، هذه النسخة بعد كتابتها تكن قابلة للتعديل والتنسيق من جديد ففي هذه الخطوة يتبع الإرشادات التي تطلبها الجهة المراد إرسال التقرير لها .
• يُراعي الكاتب في هذه الخطوة تنسيق التقرير وحجم الخط والهوامش وصفحة العنوان وقائمة المحتويات، وتحتوي هذه المسودة على مقدمة ونتائج وأهداف وجميع التفاصيل المتعلقة بموضوع التقرير.
• بعد كتابة المسودة الأولية للتقرير يقم الكاتب بمراجعة تفاصيل التقرير ويبدأ في التعديل.

مراجعة التقرير

المراجعة هي آخر خطوة من خطوات كتابة التقرير، فيها يقوم الكاتب بمراجعة الخطوات السابقة والتأكد من إتمامها بشكل صحيح، وإليكم مجموعة نصائح للمراجعة:

• مراجعة المحتوى المكتوب والتدقيق الإملائي للتأكد من خلو التقرير من الأخطاء الإملائية.
• قراءة النص المكتوب جيدًا من البداية للنهاية للتأكد من صحة علامات الترقيم.
• مطابقة محتوى التقرير مع الهدف الذي تم كتابة التقرير من أجله.
• بعد مراجعة التقرير جيدًا يتعين على صاحب التقرير طلب المساعدة من مدقق خارجي لضمان دقة المراجعة وخلو التقرير من أي خطأ.

ما هو التقرير

• التقرير يتمثل في مستند قصير مختصر ومباشر، يتم كتابته لتحقيق هدف معين ويستهدف خلاله الكاتب فئة محددة من الجمهور، وفي الأغلب يُكتب التقرير لتحليل مشكلة أو موقف ما ويتضمن توصيات لاتخاذ قرارات إيجابية متعلقة بالموقف مستقبلًا تساعد في تفاديه فيما بعد.
• التقرير يتميز بالبساطة فهو محتوى صغير مُنظم ينطبق على على كلماته قول المختصر المفيد، لذا ينبغي أن يراعي الكاتب حسن التنظيم والدقة في توصيل المعلومات.

أنواع التقارير

لا يوجد تصنيف عالمي لأنواع التقارير ولكن دعونا نذكر لمن الفئات شائعة الاستخدام:

• التقارير الرسمية والغير رسمية:
  1. التقارير الرسمية: تتسم هذه التقارير بشدة التنظيم ومحتواها حيادي ويُراعي فيها الكاتب الترتيب والتنظيم وعرض التفاصيل بدقة شديدة، وهي خالية تمامًا من ضمائر المتكلم فصياغتها رسمية.
  2. التقارير الغير رسمية: هذا النوع من التقارير يستخدم فيه الكاتب اللغة الطبعية التي يستخدمها في حياته اليومية، تقاري تتسم بالبساطة والقصر.
• التقارير الطويلة والقصيرة:
  1. التقارير الطويلة: تصنيف التقارير من حيث القصر والطول قد يبدو غريب بعض الشي فالتقارير الطويلة هي التي تتكون من عدة صفحات ومن الممكن أن تصل صفحاتها إلى 20 صفحة.
  2. التقارير القصيرة: هي التقارير التي تتكون من صفحة إلى 5 صفحات والجدير بالذكر أن التقاري الطويلة هي الأقرب إلى الرسمية.
• التقارير الإعلامية أو التحليلية:
  1. التقرير الإعلامي: من أمثلة التقارير الإعلامية التقارير السنوية والمالية، هذه التقارير تحتوي على معلومات مهمة، هذه المعلومات هدفها توصيل معلومة ونقلها من جزء من أجزاء الشركة إلى جزء آخر منها (تقارير إخبارية).
  2. التقرير التحليلي: تهدف هذه التقارير إلى دراسة أحد المشكلات وإيجاد حلول لها.
• تقارير المقترحات:
  1. هذا النوع من التقرير هو الذي يهدف خلاله الكاتب إلى حل مشكلة ما والجدير بالذكر أن هذه التقارير عادة ما تتضمن خطة شركة معينة لتغطية احتياجات مؤسسة أو شركة ما.
  2. تقوم معظم المؤسسات بالإعلان عن حاجتها لمثل هذا النوع من التقارير في دعوة لتقديم الاقتراحات.
• التقارير الرأسية والجانبية:
  1. التقارير الرأسية: تتمثل هذه التقارير في تلك التي تنتقل من المدراء إلى الموظفين أو من الموظفين إلى المدراء.
  2. التقارير الجانبية: تتمثل في تلك التي يتناقلها الموظفين داخل القسم الواحد في الشركات أو المؤسسات، أو داخل مختلف الأقسام في نفس المستوى الوظيفي.
• التقارير الداخلية والخارجية:
  1. التقارير الداخلية: هذه التقارير التي يتم تبادلها داخل المؤسسات أو الشركات.
  2. التقارير الخارجية: هي التقارير التي تنتقل بين أكث من شركة ومن أنواعها التقارير المالية أو السنوية.
• التقارير الدورية:
  1. هذا النوع من التقارير هو ما يقوم به الموظف بشكل دوري وفي موعد محدد بغرض توفير صورة واضحة حول الوضع الوظيفي للموظفين والغرض منه هو تحقيق الرقابة الإدارية.
  2. يستخدم في هذا النوع عادة نموذج موحد لبيانات التقرير يقوم الموظف بتعبئتها دوريًا.
• التقارير الوظيفية:
  1. تحت مسمى التقارير الوظيفية تندرج الهديد من التقارير فمن أنواع التقارير الوظيفية نذكر التقارير المالية وتقارير المحاسبة والتسويق.

أهمية التقارير

• التقارير وسيلة من وسائل التواصل بين الأفراد يستخدمها الكثير في نقل المعلومات، هذه التقارير تعتمد في كتابتها على التحليل والبحث في البيانات ومن ثم طرحها على شكل معلومات.
• تساعد كتابة التقارير على تغطية مواضيع متعددة وقضايا هامة.
• توفر التقارير تفاصيل دقيقة حول قضية أو مشكلة ما.

قبل اختتام فقرتنا هذه تجدر بنا الإشارة إلى أن التقارير تعتمد في كتابتها على ثلاث ركائز هامة، هذه الركائز تتمثل في تحديد: “الشريحة المستهدفة من كتابة التقارير – والغرض من الكتابة – ونوع المعلومات المراد إبلاغها” ولعل هذا يفسر لكم اختلاف أنواع التقارير.

الهدف من كتابة التقرير

أهداف كتابة التقرير كثيرة ومتعددة، من هذه الأهداف نذكر:

• البعض يكتب التقارير لتقديمها إلى المدير في العمل أو للأستاذ في الجامعة أو تقديمها إلى الزملاء في العمل.
• الهدف من كتابة التقرير يختلف تبعًا لنوع التقرير المراد تقديمه والشريحة المستهدفة.
• ينبغي أن يضم التقرير معلومات وافية حول الأمر المراد إبلاغه.
• بعد تحديد الفئة المستهدفة يتمكن الكاتب من تحديد الهدف.

خصائص كتابة التقارير

لكتابة التقرير خصائص ينبغي أن يراعيها الكاتب عند كتابته، هذه الخصائص نذكرها لكم عبر سطورنا التالية:

• التركيز عند كتابة المعلومات على المعلومات القيمة والصادقة ويمكن إتمام ذلك بالرجوع في كتابة المحتوى إلى المصادر الصحيحة للمعلومات.
• أن يرعي الكاتب الدقة وأن يتجنب تضليل القارئ قدر الاستطاعة.
• مراعاة الكتابة بصيغة واضحة لعدم إرباك القارئ أثناء القراءة.
• تلخيص المعلومات المراد توصيلها قدر الاستطاعة وتجنب الإطالة في الشرح لضمان عدم استنزاف الوقت.
• التركيز على توصيل المعلومات بشكل صريح دون حشو.

عرضنا لكم كيفية كتابة تقرير وجميع ما يتعلق بها من أهداف وخلافه بهذا نصل وإياكم متابعينا الكرام إلى ختام سطورنا وفي نهاية مقالنا نود أن نشكركم على حسن متابعتكم لنا، ونأمل أن نكون استطعنا أن نحقق لكم الإفادة المرجوة التي تغنيكم عن مواصلة البحث وإلى اللقاء في مقال آخر من مخزن المعلومات.