تعريف التقرير الإداري وأنواعه

بواسطة:
تعريف التقرير الإداري وأنواعه

نعرض لكم في مقالنا عبر مخزن تعريف التقرير الإداري وأنواعه، حيث يوجد العديد من أنواع التقارير والتي يقصد بها بشكل عام العروض التنظيمية التي تشتمل على بعض من المعلومات لفئة ما من الأشخاص، إذ يعمل التقرير على عرض توصيات وبيانات للوصول إلى النتائج، كما ويعرف التقرير بأنه الوثيقة التي يتم من خلالها تسجيل وظائف أو معلومات أو أهداف لتقديم مقترحات وبيانات واضحة من خلاله للمخاطبين به، ويتحدد نوع التقرير وفق كما يؤديه من وظيفة، ومن بين تلك الأنواع التقارير الإدارية.

تعريف التقرير الإداري وأنواعه

التقرير الإداري نوع من بين العديد من أنواع التقارير والذي يعد وسيلة يتم الاعتماد عليها في إيصال المعلومات والبيانات الأساسية من المستوى الإداري الأعلى في المؤسسة لما هو أدنى منه، ويتكون من بيانات وحقائق تتعلق بالعمل أو الوظيفة، عبر الأدوات البصرية أو التحدث.

تعريف التقرير الإداري

يقصد بالتقرير الإداري بيان منظم يتولى إعداده جهة أو مراسل حول أحد الموضوعات التي تستهدف فئة محددة، لتحليل وعرض مشكلة أو موقف، والوصول لحقائق يتم بنائها على أسس حقيقية واقعية بعيدًا عن المحاباة أو مجرد عرض الآراء، وهو ما يتم عقب البحث والدراسة، وإجراء ما يلزم من تحقيقات، مما يجعله بمثابة وصف واقعة لشخص لم يحضر وقت وقوعها، وفي كتابة التقرير الإداري يجب أن يتم الحرص على التنظيم والوضوح والمحتوى الجيد.

أنواع التقارير الإدارية

يوجد العديد من أنواع التقارير الإدارية، ومن أهمها وأكثرها شيوعًا ما يلي:

التقارير الإدارية الداخلية 

يتم إعداد التقارير الإدارية الداخلية في الإدارات لإيصال المعلومات للعاملين والموظفين، ومختلف مستويات الإدارة، وتتنوع التقارير الإدارية الداخلية ما بين (التقارير الخاصة، التقارير الروتينية، والتقارير الخارجية)، ويرجع الهدف من إعداد ذلك النوع من التقارير إلى تقديم مختلف المعلومات للأطراف الخارجية والتي تتمثل في وتداول مؤسسات الائتمان والأسهم، والسلطات الحكومية والمساهمين.

تقرير إداري مشترك

وهو ذلك النوع من التقرير الإداري الذي يتم إعداده من قبل المديرين في جميع الإدارات بالتعاون والاشتراك فيما بينهم، مثلما يتم إعداده للأعمال التجارية من بيانات الخسارة والربح، استنادًا إلى ما يصدر عن قسم الإنتاج من تقرير.

تقرير إداري فردي

هو أحد أنواع التقرير الإداري الذي يتولى إعداده المسؤول عن ذلك النشاط المحدد، ومن أمثلة التقارير الفردية ما يتم إعداده من قبل مدير قسم الإنتاج في المؤسسة.

التقرير الإداري التحليلي

في ذلك النوع من التقارير الإدارية يتم التبليغ حول البيانات عن طريق تحليل كل من المقارنات مع ما يتم تحديده من أهداف بشكل مسبق، ويتم صناعتها وإعدادها بطريقة أفقية بين قسم واحد أو العديد من الأقسام للشركة.

تقارير الاتجاه

يتم إعداد هذه التقارير بناءً على المقارنات على مدار فترة من الزمن، وهو ما يوضح نوع من الاتجاه أو الحركة عبر الرسومات.

التقارير الإدارية المالية 

تشتمل تلك التقارير على معلومات وبيانات عن مركز الشركة المالي، كما ويتم الاعتماد عليها في تقدير الحركة المالية للموارد لوقت محدد، وتنقسم التقارير المالية إلى ما يلي:

  • التقارير المالية الديناميكية: يتم استخدام تلك التقارير الإدارية عند تلخيص التغيرات بالمركز المالي.
  • التقارير المالية الثابتة: من خلال ذلك التقرير يتم إيضاح أوضاع الديون والخصوم والأصول بوقت ما، مثل إعداد الميزانية العمومية.

تقارير التشغيل

يقوم المدراء في المؤسسات والشركات باستخدام هذا النوع من التقارير الإدارية من أجل تحديد ما قد يحدث من فجوات فيما بين الأهداف التي تتضمنها الميزانية والأهداف الفعلية، وعادةً ما يتم إعداد ذلك التقرير على المدى الطويل والقصير للمحافظة على الكفاءة المنظمة للتشغيل، وتنقسم تقارير التشغيل إلى نوعين من التقارير وهي:

  • تقارير المراقبة: يتم تقديم تقارير المراقبة الإدارية بشكل شهري، وربع سنوي، أو سنوي، والتي يتمثل الهدف منها بالتحكم فيما يحدث من انحرافات، واتخاذ ما يلزم من إجراءات تصحيحية بالمجالات المختلفة مثل مجال الدخل أو المبيعات، لذا من الضروري أن يتم الإعداد لهذه التقارير بصفة دورية.
  • تقارير المعلومات: تغطي تقارير المعلومات الإدارية مساحة أكبر من تقارير المراقبة، حيث تتطلب تلك التقارير معلومات أكثر حول تحليلها وفحصها، وتعتمد الإدارة على تلك التقارير في صياغة السياسات والتخطيط لها.

عناصر التقارير الإدارية

نعرض لكم على الترتيب عناصر التقارير الإدارية:

  • عنوان التقرير الإداري: يعتبر تقرير الإدارة مستند على هيئة تقرير يتم من خلاله قياس الأداء في العمل، والمساهمة في اتخاذ القرارات ذات الصلة بمسار العمل، وهو ما يكون من الضروري اتخاذ عنوان له، ونتيجة لتعدد التقارير الإدارية واختلاف الغرض منها، فإن العنوان يساعد على تحديد موضوعاتها بكفاءة وسرعة.
  • سياق التقرير الإداري: السياق في التقرير الإداري عنصر لا يمكن الاستغناء عنه، حيث يساعد من يستلمه على فهم وإدراك ما سوف يتم تحليله في صفحات التقرير، وينبغي أن يكون النص موضوعي وموجز، حتى يصبح بمثابة مقدمة لمختلف المقاييس والنتائج والإحصاءات التي سوف يتم تقديمها.
  • أهداف التقرير الإداري: كل تقرير إداري يتم إعداده يكون له سبب ما تم وضعه من أجله، لذا لا بد من تذكر وضع الأهداف من المستند، والتركيز على جميع ما هو مفيد وهام للعمل، وينبغي للتقرير الإداري أن يكون سهل التحليل وواضح الأهداف، وذلك قبل البدء بكتابته، ولا بد من تحديد ما سيتم تقديمه به لكي يتوافق مع تلك الأهداف.
  • ملخص التقرير الإداري: يقصد بذلك المخلص للاطلاع السريع، والذي لا يتضمن سوى على المعلومات وثيقة الصلة بالتقرير، والذي يوفر الوقت على المديرين بدلًا من قراءته كاملًا في كل مرة عليهم بها اتخاذ القرار، كما وبساعد في تقديم المعلومات والبيانات بموضوعية كبيرة.
  • نتائج التقرير الإداري: يجب في نهاية التقرير الإداري أن يحتوي على منطقة مخصصة لعرض النتائج، وهو ما ينبغي أن يتضمن على كافة الملاحظات المتعلقة بالموضوع، إلى جانب ما تم ملاحظته من مقاييس الأداء، والرسوم البيانية، والجداول، والإحصائيات.
  • ملخص التقرير الإداري: ويتم في تلك المرحلة من إعداد التقرير الإداري إغلاقه وبه يتم إيضاح جميع ما تم التوصل إليه من نتائج، والتي تعتمد على ما يتم تقديمه من معلومات في كافة نواحي المستند.

أهمية التقارير

تكمن أهمية التقارير الإدارية في العديد من الأمور، ومنها:

  • يعتبر التقرير الإداري من الوسائل الهامة للمحافظة على العلاقات العامة داخل الشركة أو المؤسسة.
  • يساهم في تحديد ما يساعد على التنبؤ من اتجاهات.
  • يعمل التقرير الإداري على تحقيق جميع الأهداف العامة عبر الاستمرارية في التقييم بالأوقات المناسبة.
  • تعتبر التقارير الإدارية من الأدوات الوظيفية المسيطرة التي تعتمد عليها الإدارة.
  • ترضي تلك التقارير كل من أطراف العمل الخارجية أو الداخلية.
  • من خلال التقارير الإدارية يتم إجراء مقارنة بين كل من الأهداف المخططة والفعلية، واتخاذ ما يلزم من إجراءات.
  • يترتب على إعداد تقارير الإدارة إدارة الشركات أو المؤسسات على قدر عالٍ من الكفاءة والإدارة الحازمة.

وبذلك نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا في مخزن الذي عرضنا فيه كل من تعريف التقرير الإداري وأنواعه وعناصره وأهميته، حيث يعد واحد من أنواع التقارير التي يتم الاعتماد عليها في الشركات والمؤسسات لإيضاح سير العمل والتواصل بين الرؤساء والمرؤوسين.

المراجع