مخزن أكبر مرجع عربي للمواضيع و المقالات

ابحث عن أي موضوع يهمك

ما هي صفات التخطيط الفعال

بواسطة: نشر في: 12 أغسطس، 2022
مخزن
ما هي صفات التخطيط الفعال

ما هي صفات التخطيط الفعال

يُعتبر التخطيط الفعال إحدى أهم وظائف الإدارة الرئيسيّة لذلك يمكن القول أنه لا يُمكن التحكّم بأي شيء بدون تخطيط فعال لأن:

  • يتم تنفيذ جميع وظائف المنظومة بشكل كامل على أسُس وقواعد التخطيط.
  • يحدد التخطيط أهداف المنظمومة بشكل كامل ومفصل وعلى فترات زمنية طويلة.
  • يُحدد جميع الوسائل الضرورية مع وضع بعض البدائل لاختيار الطريق الأفضل لتحقيق الأهداف المطلوبة.
  • تقع بعض التحديات أو الصعوبات أو المخاطر أحياناً وتتحدد الأساليب المناسبة للتعامل معها كما يلي:
    • تحديد الأهداف لفترة معينة من الزمن.
    • خلق أفكار لتحديد طريق العمل وتحقيق أهداف المنظومة.
    • التحليل المستمر لجميع قطاعات المنظومة بالكامل واجتناب المخاطر والاهتمام بتوفير بيئة عمل جيدة لتحقيق الأهداف.
    • انعدام فجوة التساؤلات حول استقرار واستمرارية عمل المنظومة.
    • تقييم جميع الطرق البديلة واختيار الأفضل والمناسب لتحقيق الأهداف المحددة.
    • قراءة عقلانية للتغيرات المستقبلية لتحقيق أهداف المنظومة.
  • مما يؤكد أن التخطيط يتكوّن من جميع أجزاء المنظومة بالكامل وهي:
    • التخطيط الاستراتيجي.
    • الخطط التشغيليّة والتكتيكيّة.
    • خطط الطوارئ.

ما هو التخطيط

ما هي صفات التخطيط الفعال

تتكوّن الإدراة من مجموعة وظائف رئيسيّة وهي التخطيط والتحليل والتنظيم والتوظيف والقيادة.

  • التخطيط هو أهم وظيفة لأنّه القاعدة الرئيسية والأساس الذي تُبنى عليه المنظومة بشكل كامل.
  • التخطيط هو عبارة عن وضع مخطط من خلال تحديد جميع الموارد والمهام والإجراءات والجداول الضروريّة لتحقيق الأهداف المطلوبة.
  • الفرق بين الهدف والخطة:
    • الهدف هو الوصول للغاية المستقبلية.
    • الخطة هي التي تُحدد جميع الوسائل والطرق لتحقيق الهدف.
  • التخطيط يحدد أهداف المنظومة ويحدّد الوسائل المناسبة لتحقيق هذه الأهداف.
  • فعلياً التخطيط يسبق وظيفة المدير العام لأنه يتوقع احتمالية التحديات والمخاطر التي يُمكن أن تحدث وهذا يُساهم في استمرارية العمل لفترة أطول.
  • التخطيط يُساعد المدير على اتخاذ القرارات والإجراءات اللازمة لحل جميع المشكلات وتطوير جميع استراتيجيات العمل وتحديد الطرق المناسبة لتحقيق الهدف في النهاية.

ما أهمية التخطيط الفعال

تكمن أهمية التخطيط الفعال في تحقيق ما يلي:

  • تحديد أهداف المنظومة وتوضيحها بالتفصيل.
  • يعتبر مرجع لاتّخاذ الإجراء المناسب واللازم.
  • يعمل التخطيط على توجيه المدير إلى الطريق الأفضل لاتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
  • يُساعد التخطيط على توقع المخاطر وتحديد الإمكانيات والوسائل اللازمة لتجنب المخاطر.
  • يعتبر التخطيط هو أداة القياس أو الميزان الذي من خلاله يتم تحديد الأداء الفعلي للمنظومة وتقييم مستوى العمل بشكل كامل.
  • يعمل التخطيط مثل الميزان لاتخاذ القرارات الصحيحة أو اختيار بدائل مناسبة، بحيث يتم الابتعاد عن القرارات العشوائيّة والمُتسرّعة.
  • التخطيط يرفع مستوى التنظيم وقوة المنظومة:
    • لأنّ التخطيط المسبق للعمل يُحقق نتائج أفضل بكثير من العمل الغير مخطط له.
    • النهج العقلاني مصدر منتجات الجودة الممتازة والتكلفة البسيطة.
  • يجعل التخطيط مهمة الإدارة أسهل وأسرع لإدارة المنظومة بكفاءة وفعالية ممتازة.
  • يُحسّن التخطيط من إنتاجية الموظفين، بتحديد الأهداف لكل فرد للعمل بشكل واضح مع الاهتمام الشديد حتى يتم رفع مستوى الكفاءة في سبيل تحقيق الأهداف المطلوبة.
  • يعمل التخطيط على التنظيم الإداري بين الأقسام مّما يرفع مستوى الكفاءة والأداء داخل المنظومة.
  • يُعتبر التخطيط عملية تنظيم وتنسيق فعّالة لدمج الإدارة الماليّة والموارد البشريّة للمنظومة.
  • التخطيط يُحفز القدرة على استمرار التحليل الابتكار والإبداع، لأنه يجب على الإدارة اكتشاف طرق وأفكار جديدة لمواجهة التحديات أو التهديدات والحفاظ استمرارية العمل وتحقيق الأهداف.

ما هي خصائص التخطيط الفعال

يتميز التخطيط بعدّة خصائص مهمة جداً وهي:

  • أهم وظيفة إداريّة: يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى والرئيسيّة والأهم.
    • بحيث يتم تنفيذ الخطط من خلال تطبيق جميع وظائف المنظومة لتحقيق الأهداف المطلوبة.
  • التوجيه نحو الهدف: يُحدد التخطيط جميع أهداف المنظومة.
    • يُحدد خطة سير العمل والطرق المحتملة والبديلة ويُقرر الطريق الأفضل والأنسب لتحقيق الهدف.
  • قاعدة المنظومة بالكامل: التخطيط يعمل على جميع القطاعات والمستويات المختلفة داخل المنظومة.
  • عملية مستمرة: يتم تطبيق التخطيط خلال فترة محددة ومع مرور الزمن.
    • يتم وضع مخطط جديد للتحديث والتطوير ورفع المستويات وزيادة الكفاءات خلال فترات زمنية أخرى يتم تنفيذها على مراحل متتالية.
  • إبداع: التخطيط عملية تتطلب قوة ذهنية كبيرة.
    • يشمل التحديد والتفكير والتحليل والتخيل والابتكار والإبداع.
  • عملية مستقبلية: عملية التخطيط هي دراسة وتحليل وتوقع احتمالات المخاطر والمشاكل والتحديات.
    • بوضع رؤية مستقبلية بتشكيل خطط لتجنّبها أو التعامل معها.
  • عملية اتخاذ القرارت: يتم اتخاذ قرار بشأن جميع الطرق أو اختيار الأسلوب والحل الأفضل.
    • بتقييم نسبة النتائج من حيث النسب السلبيّة والنسب الإيجابيّة.

ما هي أنواع التخطيط

ينقسم التخطيط إلى عدة أنواع:

التخطيط الاستراتيجي: الإدارة الاستراتيجيّة

هو مهارة وعلم يهتم بتشكيل استراتيجيات لتحقيق أهداف محددة وتنفيذها مع تقييم النتائج المبنية عليها ومقارنتها مع أهداف واحتياجات المنظومة على المدى الطويل والعمل على دمج جميع قطاعات وأقسام المنظومة.

الخطط التكتيكية: الخطط الاستراتيجيّة

هي خطط محددة مُرتبطة مع عمليات أخرى داخل المنظومة بالاهتمام بمسؤوليّة الأقسام ووظائف الإدارة المختصة لتكملة الخطة الاستراتيجية.

الخطط التشغيلية

  • تهتم بجميع العمليات والإجراءات التي تتم داخل جميع مستويات المنظومة ويجب على الإدارة المختصة عمل مخطط بتفاصيل المهام اليوميّة بشكل جيد
  • إمّا أن تكون خطط مستمرة للمنظومة أو خططًا شخصيّة على المستوى الفردي يتم العمل بها مرة واحدة فقط وتنتهي صلاحيتها وكمثال:
    • يتم تحديد ميزانيّة شهريّة من أجل تطوير إعلان للدعاية وترويج معين يستهدف تحقيق زيادة في المبيعات.

خطط الطوارئ

تتضمن الكوارث الطبيعيّة أو الحوادث أو الأزمات أو تلفيات.

  • مشاكل متوقعة أحياناً وشائعة مثل؛ المشاكل الفنية فقدان مستندات أو مشاكل إدارية ويتم التخطيط لها يوميًّا ويعتبر عمل روتيني
  • يتم التخطيط للطوارئ من خلال الاستجابة للمخاطر وكيفية تجنبها بحسب حجم ومستوي المنظومة.
  • بالعمل على تأمين بيئة نظيفة وصحية مناسبة وتغطية كاملة بواسطة أجهزة الاستشعار وكاميرات المراقبة وطفايات الحريق وذلك يتم عن طريق الاستثمار للتحديث والتطوير.
  • تقاسم المخاطر عن طريق شراء بوليصة من إحدى شركات التأمين الخاصة بإدارة المخاطر.
  • بحسب مستوى المنظومة وعدم التخطيط للمخاطر الأقل أولويّة والتعامل معها في حال حدوثها.

تصنيفات التخطيط

يتم تصنيف التخطيط وفق العوامل التالية:

  • الأهميّة:
    • التخطيط الاستراتيجيّ يهتم بالمنظومة بأكملها وتشكل رؤية مستقبلية لتحقيق الأهداف.
    • التخطيط التكتيكي يتم تنفيذه للوصول إلى التخطيط الاستراتيجي
      • مثل إعادة تغيير مخطط أرضية أو إضافة بعض التجهيزات اللازمة.
    • التخطيط التشغيلي يهتم بالعمليات اليوميّة مثل عمليات الشراء والإنتاج والتسليم.
  • الوقت:
    • تخطيط قصير المدة: محدد لفترة زمنيّة تقدر بسنة واحدة أو أقل.
    • تخطيط متوسط المدة: محدد لفترة تبدأ من سنتين إلى 5 سنوات
    • تخطيط طويل المدة: محدد لفترة تبدأ من 5 إلى 10 سنوات وفي بعض الأحيان قد تصل إلى 20 سنة.
  • المستوى: يعتمد على مستوى المنظومة وطبيعة العمل.
    • تخطيط على مستوى الشركة: مثل الشركات المختصة بأعمال الخطوط الجويّة تعمل بتطبيق التخطيط على مستوى الشركة
    • تخطيط على مستوى العمل: مثل الشركات المختصة بصناعة المعدات تعمل بتطبيق التخطيط على مستوى العمل.
    • تخطيط على المستوى الوظيفي: مثل تخطيط تحقيق أهداف قسم الدعاية والتسويق أو قسم التوظيف وغيرها من الإدارات المختلفة
      • المستوى الشكلي: يتم تصنيف التخطيط وفقًا للمستوى الشكلي إلى
        • التخطيط الرسميّ: الخطط التي يتم تنفيذها وفقًا لتنظيم محدد واضح وبكفاءة.
        • التخطيط الغير رسميّ: الخطط التي يتم تنفيذها بدون قرارات رسمية واضحة وموثقة.