الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية

بواسطة:
الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية

التقرير والمذكرة الداخلية

تعرف على أبرز عوامل الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية في مجال الأعمال الإدارية في المؤسسات المختلفة من حيثُ طبيعة الاستخدام والمضمون والشكل الكتابي وذلك تفصيلاً في السطور التالية من موقع مخزن .

تحتاج المؤسسات الإدارية العاملة باختلاف أنشطتها أو توجهاتها الإدارية والاقتصادية أو التجارية وغيرها أن يتم تدوين ورصد ما يحدث بداخلها من حقائق ومعاملات لحفظ هذه البيانات واسترجاعها وقت الحاجة إليها، فلا يُمكن أن يكون الأمر شفهياً فقط برواية ما حدث داخل بعض الاجتماعات الإدارية الخاصة بأوضاع المؤسسة وعلاقاتها الداخلية والخارجية بل أن التدوين وإعداد التقارير والمذكرات الداخلية أمراً في غاية الأهمية لما يمثله من حفظ لهذه البيانات.

وتُعرف التقارير والمذكرات الداخلية بكونها مجموعة من المعلومات أو الحقائق التي من المفترض أن يتم تخزينها في هيئة مستندات، والتي عادةً ما تكون ترتكز في معلوماتها على إدارة الأعمال وغالباً ما يتم حفظها من خلال الطباعة على أوراق أو حفظها على ملفات جوجل على شبكة الإنترنت.

التقرير

  • يتم تعريف التقرير بأنه أحد أنواع المستندات التي تتضمن محتوى كتابي مركز ومناسب تم إعداده لاستهداف فئة محددة من الجمهور، والذي يستخدم عادةً لعرض نتيجة تحقيق أو تجربة أو استفسار حول أمر ما، ويُمكن أن يكون الجمهور الذي يستهدفه التقرير جمهوراً عاماً أو خاصاً أو فرد واحد فقط.
  • تستخدم التقارير بشكل أكثر شيوعاً في المجالات العلمية والتعليمية ومجال المال والأعمال، الأعمال الحكومية والعديد من المجالات الأخرى.
  • عادةً ما تعتمد التقارير في عملها على استخدام العديد من العناصر المقنعة مثل الصور الصوت الرسومات النماذج البيانية وذلك لإقناع الجمهور المستهدف باتخاذ القرار المناسب.

المذكرة الداخلية

  • تُعد المذكرة الداخلية هي تعبيراً مختصراً عن اليوميات فهي وثيقة كتابية تساعد في استعادة الذاكرة والمعلومات من خلال تدوين بعض الملاحظات الخاصة بموضوع ما أو تسجيل بعض الأحداث الواردة في مجال العمل.
  • ويُمكن أن تتم كتابة المذكرة الداخلية بناءً على تنسيقات محددة مطلوبة من المؤسسة أو مكتب معين كما أنه يُمكن كتابتها بأي تنسيق آخر، يُمكن أن يسجل فيها شروط العقد، عقود التأسيس، مذكرات التفاهم، مذكرات الاتفاق، المعاملات.

الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية

تتمثل الفروق الجوهرية بين التقارير والمذكرات الداخلية في النقاط التالية:

  • عادةً ما تحتوي التقارير على مقدمة رئيسية وعناوين فرعية، تسميات، صور، مخططات، رسوم بيانية وذلك لدعم صحة المعلومات الواردة به.
  • إلا أن المذكرة الداخلية عادةً ما تبدأ بهذا التنسيق تاريخ/ ………….، إلى/…………….، من/……………، بشأن الموضوع/………………………..
  • يكون الغرض الرئيسي من إعداد التقارير هو إقناع قارئ التقرير بما ورد فيه من حقائق ومعلومات، في حين أنه لا تتم كتابة المذكرات الداخلية بهدف إقناع القارس وإنما حماية الكاتب.
  • تغطي التقارير مجموعة متنوعة من الموضوعات الخاصة بالعمال أو الشئون الحكومية أو العلوم المختلفة بينما تغطي المذكرات الداخلية المعاملات التجارية أو القضايا القانونية فقط.
  • تتميز التقارير بكونها أكثر إيجازاً للغاية من المذكرات ويتم بحثها بشكل أكثر دقة، بينما يكون إعداد المذكرات الداخلية مفصلاً لإعطاء بعض الأوامر حول تغيير السياسات الخاصة بالمؤسسة أو بعض الأوامر حول مشكلة ما.
  • وبشكل عام فإن كل من التقارير والمذكرات الداخلية تحتوي على حقائق بهدف تخزينها أو نقلها و كتسجيل موثق للأحداث، وتعرف باسم المستندات بشكل عام.
  • التقارير هي محتوى وثيق الصلة ووثائق مركزة المعلومات يتم إعدادها لاستهداف جمهور محدد.
  • بينما المذكرة الداخلية عبارة عن هيئة نموذج مذكرة مختصرة تتكون من مستند يساعد على تذكر المعلومات واستعادة الذاكرة من خلال تدوين الملاحظات حول أمر ما أو تسجيل الأحداث التي تم وقوعها داخل مكتب العمل.

وفي ختام مقالنا أعزائنا القراء نكون قد عرضنا لكم أبرز عوامل الفرق بين التقرير والمذكرة الداخلية في مجال الأعمال الإدارية في المؤسسات المختلفة من حيثُ طبيعة الاستخدام والمضمون والشكل الكتابي، وللمزيد من الموضوعات تابعونا في موقع مخزن المعلومات.