يُعد هذا النظام بمثابة منصة تفاعلية ثنائية الاتجاه، حيث يتم فيه تبادل المعلومات المتعلقة بالموظفين بين المؤسسة والموظفين، عن طريق الاستغناء عن جميع العمليات الورقية واليدوية المرتبطة بإدارة الموارد البشرية، كما يوفر هذا النظام الخاصة بإدارة الموارد البشرية العديد من التفاعلات الأكثر سلاسة وبساطة وفعالية بين الموظفين والشركات التي يعملون لصالحها، ومن خلال موقع مخزن سوف نقوم بعرض كافة التفاصيل التي تتعلق بهذا النظام.
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو نظام يستخدم في إدارة وتنظيم البيانات المتعلقة بالموارد البشرية داخل المؤسسات والمنظمات، وفيما يلي نستعرض معكم أهم ما يتعلق بهذا النظام كالأتي:
يهدف HRIS إلى تيسير وتحسين إدارة العمليات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل التوظيف والتوجيه والتدريب والأداء والمرتبات والمزايا وإدارة الوقت والحضور وغيرها.
توفر أنظمة معلومات الموارد البشرية واجهة مستخدم سهلة الاستخدام للموظفين وإدارة الموارد البشرية، مما يتيح لهم إدخال واسترجاع البيانات بسهولة وفعالية. وتوفر هذه الأنظمة مجموعة واسعة من الوظائف والميزات، مثل تتبع الموارد البشرية، وإدارة التدريب، وتقييم الأداء، وتحليل البيانات، وإدارة الرواتب والمزايا، وتخطيط الموارد البشرية، وغيرها.
باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية، يمكن للمؤسسات تحسين كفاءة ودقة إدارة الموارد البشرية وتحقيق فوائد عديدة، مثل تقليل الأعباء الإدارية، وتوفير الوقت والجهد في تجميع وتحليل البيانات، وتحسين عمليات صنع القرار، وتعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين والإدارة.
يتم تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية عادة عن طريق استخدام برمجيات مخصصة تتوافق مع احتياجات المؤسسة، ويتم تخزين البيانات في قواعد بيانات مركزية يمكن الوصول إليها من قبل المستخدمين المعنيين بأذونات وصول محددة.
مزايا نظام معلومات الموارد البشرية
هذا النظام يوفر العديد من المزايا والفوائد للمؤسسات، إليكم أهم المزايا الرئيسية لهذا النظام:
تحسين الكفاءة التشغيلية، فهو يقوم نظام معلومات الموارد البشرية بتوحيد العمليات وتوفير الوقت والجهد في إدارة الموارد البشرية. يتم تجميع البيانات والمعلومات في قاعدة بيانات واحدة مركزية، مما يجعل الوصول إليها وتحليلها أسهل وأسرع.
يساعد نظام معلومات الموارد البشرية في تبسيط العمليات الإدارية المتعلقة بالموارد البشرية، مثل التوظيف والتوجيه والتدريب والأداء والرواتب والمزايا. يتيح النظام التنفيذ الآلي للمهام، وبالتالي يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد من الدقة والفعالية.
يسمح نظام معلومات الموارد البشرية بتخزين وإدارة المعلومات بشكل مركزي وآمن. يمكن للموظفين وإدارة الموارد البشرية الوصول إلى المعلومات بسهولة وفي أي وقت، مما يسهل عملية استرجاع البيانات والمعلومات المهمة.
يقدم نظام معلومات الموارد البشرية أدوات تحليلية قوية تساعد في استخلاص البيانات وتحليلها. يمكن استخدام هذه البيانات لتوليد تقارير وتحليلات مفيدة لدعم عملية صنع القرارات الاستراتيجية فيما يتعلق بالموارد البشرية وتخطيط المستقبل.
خصائص نظام معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات الموارد البشرية يتمتع بعدة خصائص تساعد على تحسين إدارة الموارد البشرية وتسهيل العمليات الإدارية، وفيما يلي تتضح أهم الخصائص الأساسية لهذا النظام:
يستخدم نظام معلومات الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية لتخزين المعلومات والبيانات الخاصة بالموارد البشرية، مثل معلومات الموظفين، والتدريبات، والأداء، والرواتب. هذا يسمح بسهولة الوصول إلى المعلومات ومشاركتها بين مختلف الأقسام والموظفين المعنيين.
يتمتع نظام معلومات الموارد البشرية بواجهة مستخدم سهلة وبسيطة، تسهل استخدامه وتنفيذ المهام المختلفة. يتم تصميم الواجهة لتكون واضحة وسهلة التنقل وتوفير تجربة استخدام مريحة للمستخدمين.
يعتبر نظام معلومات الموارد البشرية آمنًا ويحمي بيانات الموظفين والمعلومات الحساسة. يتم تنفيذ إجراءات أمان قوية للحفاظ على سرية البيانات ومنع الوصول غير المصرح به.
يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية تحليل البيانات وإنشاء تقارير مفصلة حول المعلومات الهامة المتعلقة بالموارد البشرية، مثل تقدير احتياجات التوظيف المستقبلية، وتحليل أداء الموظفين، والتنبؤ بالتحديات والفرص المستقبلية.
أنواع نظم معلومات الموارد البشرية
هنالك عدة أنواع من نظم معلومات الموارد البشرية، تتنوع وفقًا لاحتياجات المؤسسات والمنظمات. وفي الأتي بعض الأنواع الشائعة لنظم معلومات الموارد البشرية:
نظام إدارة المعلومات الشامل (HRMIS): هو يعتبر نوعًا شاملاً من نظم معلومات الموارد البشرية. يغطي هذا النظام جميع جوانب إدارة الموارد البشرية، بدءًا من التوظيف وحتى التقاعد. يتضمن HRMIS إدارة الأداء، والتدريب والتطوير، والرواتب والمزايا، وتسجيل الحضور والانصراف، وإدارة الموظفين بشكل عام.
نظام إدارة الموظفين (EMIS): يركز هذا النوع من نظم معلومات الموارد البشرية على إدارة الموظفين والمعلومات المتعلقة بهم. يشمل EMIS تسجيل المعلومات الشخصية والتعليم والخبرة العملية للموظفين، وتاريخ العمل، والترقيات، والتوجيهات الوظيفية، وأي معلومات أخرى تتعلق بالموظفين.
نظام إدارة الأداء (PMS): يركز هذا النوع من الأنظمة على إدارة أداء الموظفين. يتم استخدام نظام إدارة الأداء لتحديد أهداف الأداء، وتقييم أداء الموظفين، وتتبع التقدم، وتوفير ردود فعل وتعليقات للموظفين بشأن أدائهم. كما يمكن استخدامه في تحديد المكافآت والترقيات بناءً على الأداء.
نظام إدارة التدريب (TMS): يركز هذا النوع من الأنظمة على إدارة عمليات التدريب والتطوير في المؤسسة. يشمل TMS تخطيط التدريبات.
عيوب نظام معلومات الموارد البشرية
على الرغم من فوائد نظام معلومات الموارد البشرية، إلا أنه يمكن أن يواجه بعض العيوب والتحديات. وفي النقاط الأتية بعض العيوب المحتملة لهذا النظام:
يمكن أن تكون تكلفة تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية مرتفعة، خاصة إذا كانت تتضمن عملية تخصيص وتطوير برمجيات مخصصة لاحتياجات المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب الحفاظ على النظام وتحديثه على مدار الوقت تكاليف صيانة دورية.
في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب تكامل نظام معلومات الموارد البشرية مع الأنظمة القائمة في المؤسسة، مثل أنظمة المحاسبة وأنظمة إدارة الأوراق. قد يتطلب ذلك تطوير واجهات برمجية مخصصة للتواصل وتبادل البيانات بين الأنظمة المختلفة.
يحتوي نظام معلومات الموارد البشرية على معلومات حساسة للموظفين، مثل المعلومات الشخصية والتاريخ الوظيفي والرواتب. يجب أن يكون هناك اهتمام كبير بأمان البيانات وحماية الخصوصية، وضمان عدم وصول غير المصرح به إلى هذه المعلومات.
قد يكون هناك حاجة لتدريب الموظفين على استخدام نظام معلومات الموارد البشرية وفهم وظائفه وميزاته. قد يتطلب ذلك وقتًا وجهودًا إضافية لتوفير التدريب المناسب للموظفين.
وظائف نظم معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات الموارد البشرية يقدم العديد من الوظائف والمهام المهمة لإدارة الموارد البشرية في المؤسسات منها تلك الوظائف الأتية:
إدارة المعلومات الشخصية: يسمح نظام معلومات الموارد البشرية بتسجيل وتخزين معلومات شخصية للموظفين، مثل الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال والمؤهلات الأكاديمية والتاريخ الوظيفي. يسهل هذا تنظيم المعلومات الشخصية لكل موظف والوصول إليها بسهولة.
إدارة التوظيف والتعيين: يتيح نظام معلومات الموارد البشرية تسجيل وتتبع عمليات التوظيف والتعيين، بدءًا من إعلان الوظائف وتلقي الطلبات وتقييم المتقدمين وإجراء المقابلات واتخاذ القرارات بالتعيين. يساعد النظام في تسهيل عملية التوظيف وتحسين كفاءة الاختيار والتعيين.
إدارة الأداء والتقييم: يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية دعم عملية إدارة الأداء والتقييم للموظفين. يمكن تسجيل وتتبع أهداف الأداء وتقييم أداء الموظفين وتوفير ردود فعل وتعليقات لتحسين الأداء الفردي والتنمية المهنية.
إدارة التدريب والتطوير: يتيح النظام تخطيط وتنظيم برامج التدريب والتطوير للموظفين. يمكن تسجيل احتياجات التدريب، وتحديد البرامج المناسبة، وتنظيم جداول التدريب، وتتبع تقدم الموظفين في البرامج التدريبية.
