التخطيط له أهمية كبيرة على الصعيدين الشخصي والمهني، إذ يلعب دورًا حاسمًا في تحقيق الأهداف، ويعمل التخطيط على تنظيم استخدام الوقت والموارد بشكل أكثر فعالية، حيث يعيش الإنسان حياته ملتزماً بتحقيق عدة أهداف في مختلف المجالات، سواء كانت هذه الأهداف في مجال التعليم، السياسة، أو حياته الشخصية، كما إنه يلعب دورًا حيويًا في ترتيب وتنظيم هذه الأهداف، ويعمل بفعالية على تحقيق نجاحها، ونحن في هذا المقال عبر موقع مخزن سوف نساعدكم في التعريف به وسنقدم لكم بحث شامل عنه.
التخطيط ما هو إلا عملية دراسة أهداف وتحليل الطرق التي سوف نحقق بها هدف ما حيث:
يتناول التخطيط مجموعة من الأهداف، سواء كانت فردية أو جماعية، حيث يسعى إلى ضمان تحقيق هذه الأهداف بشكل أمثل وبنتائج متميزة.
يتمحور التخطيط حول الدقة في التفاصيل، حيث يُعَدُّ هذا الإجراء الخطوة الأولى في بنية العمليات الإدارية. يتمثل دور التخطيط في تحديد الزمن والمكان وكيفية العمل، بالإضافة إلى تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الأعمال.
تشمل عملية التخطيط الأهداف المستقبلية، سواء كانت فردية أو جماعية، ويتم تحديد الوقت المحدد لتحقيق هذه الأهداف.
يتم مراعاة السياسات العامة في عملية التخطيط، ويتم وضع خطط زمنية مع مراعاة للعوائق المحتملة التي قد تواجه تنفيذ الأهداف.
المؤسسات الناجحة التي تتسم بالسعي الدائم نحو تحقيق أعلى المراكز هي التي تكون ملتزمة بعمليات التخطيط. على الجانب الآخر، تظهر المؤسسات التي تعاني من إدارة ضعيفة عدم اهتمامها بعمليات التخطيط. بهذا يتم تسليط الضوء على أهمية عملية التخطيط وكيفية تأثيرها على نجاح المؤسسات.
ما هو تعريف التخطيط؟
إن التخطيط فيي مفهومه الأوسع يُشير مصطلح إلى عملية وضع خطط دقيقة ومحكمة الأركان تستهدف تنفيذها في إطار زمني محدد حيث:
وفقًا لقاموس أكسفورد، يمكن تفسير التخطيط على أنه عملية تضم في طياتها مجموعة من الخطط المستفادة لتحقيق هدف محدد.
تعد عملية التخطيط من بين المهام الأساسية لأي مؤسسة تسعى للنجاح، حيث تعتبر مصدرًا لجميع المعلومات المتعلقة بالمشروعات المستقبلية للمؤسسة. يقوم التخطيط بتحديد الأعمال المطلوبة لتحقيق الأهداف والاستفادة القصوى منها.
تُفهم عملية التخطيط بوصفها منظمة للأفكار لضمان تحقيق الأهداف بأقل تكلفة وأكبر فائدة، بمراعاة الأدوات والموارد المتاحة. يُعطى وقت محدد لتنفيذ كل هدف بفعالية.
قال اليوت عن التخطيط أنه عبارة عن عملية تربط بين العقل والمنطق بشكل منظم لتحقيق الهدف، ويتجاوز هذا الهدف حياة الفرد ليشمل الإنسانية بأسرها. ي
يرى هنري فايول التخطيط كوسيلة للتنبؤ بالمستقبل والاستعداد الجدي له، في حين يُعتبره داترستون عملية ذهنية منظمة تهدف إلى تحديد أفضل الطرق المتاحة لتحقيق الهدف.
تعريف التخطيط لغةً
كلمة “التخطيط” هي مصدر للفعل الرباعي “خطّطَ”، واسم المفعول منه هو “مُخَطَّط”، والفاعل هو المُخَطِّط، حيث يُقال إنه يُخَطِّط لمشروع اقتصادي كبير، أي يُعِد له الخطة الخاصة به.
في اللغة يأتي التخطيط بمعنى وضع خطة مدروسة بدقة لمختلف المجالات، سواء التعليمية أو الإدارية أو الاقتصادية وغيرها، حيث يتم تنفيذ هذه الخطط خلال فترة زمنية مُحددة تم تحديدها مُسبقاً.
وفي قاموس أكسفورد، يُعرف التخطيط كالعملية التي يتم فيها وضع الخطط المتعلقة بشيء معين يرغب في تحقيقه أو إنجازه.
تعريف التخطيط اصطلاحًا
يتم تعريف التخطيط (Planning) باعتباره واحدًا من أهم المهام الإدارية البارزة في مختلف المؤسسات وأنماط المشروعات، إذ يشكل المصدر الأساسي الذي يوفر المعلومات الدقيقة التي تمكّن المؤسسة من التنبؤ بالمستقبل وتحديد المهام الضرورية لتحقيق أهدافها والاستفادة القصوى من العمل.
يعد التخطيط خطوة أساسية يجب أن تتخذها كل مؤسسة، حيث يجب أن يكون مبنيًا على أسس قوية وعوامل واضحة، ويعتمد على العقلانية. ويتميز التخطيط بالدوام والاستمرارية كمفهوم إداري أساسي.
وأوضح جورج تيري أن التخطيط يمثل اختيارًا متصلًا بحقائق الأمور، حيث يتطلب وضع تصوّر مستقبلي حول الأمور واستنتاج الفروض المتعلقة بها. ويشمل أيضًا تكوين مجموعة متنوعة من الأنشطة المقترحة التي يراها المُخطِّط ضرورية لتحقيق الأهداف المطلوبة من عملية التخطيط.
أهمية التخطيط
إن التخطيط له أهمية كبيرة وجدوى عظيمة على كافة الأصعدة، وسوف نوضح لكم ذلك فيما يلي:
إن أهمية التخطيط تتجاوز الفرد لتخدم البشرية بأسرها، حيث يعد التخطيط الركيزة الأساسية التي يجب أن تكون موجودة في كل مؤسسة لضمان نجاحها. يساهم التخطيط بشكل كبير في قيادة صاحب المؤسسة نحو اتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذها بكفاءة، مع إيلاء الاهتمام اللازم لتحديد الأهداف والحفاظ على المعلومات الضرورية لتحقيق هذه الأهداف.
يُسهم التخطيط بشكل كبير في توجيه الأفراد نحو تحديد أولوياتهم، مما يسهل عملية تحقيق الأهداف الشخصية,
أما فيما يتعلق بالشركات، يعمل التخطيط على إيجاد بيئة ملائمة لتحقيق التناغم بين إدارة المؤسسة وأقسامها، مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
يُوفر التخطيط إطارًا للمراقبة المستمرة لعمليات التنفيذ المرتبطة بالمهام الخاصة بتحقيق الأهداف. يسعى التخطيط جاهدًا لاستغلال الموارد المتاحة بشكل فعال، مما يُسهم في تحقيق الأهداف بكفاءة، ويقلل من التكاليف ويزيد من الإيرادات.
التخطيط الفعّال يقلل من المخاطر من خلال قدرته على التنبؤ بالمستقبل، ويُسهم في بناء روح الفريق وتعزيز الرضا بين العاملين في المؤسسة نتيجة لتوجيههم بشكل واضح نحو الأهداف العامة للمؤسسة.
يسهم التخطيط في تنظيم العمليات وتقليل العشوائية، ويُسهم في تطوير مهارات القادة من خلال فتح أفق التطوير الشخصي لهم من خلال برامج تخطيط مخصصة.
ما هي مراحل التخطيط؟
فيما يلي سوف نشرح لكم أهم مراحل عملية التخطيط من البداية إلى النهاية بالتفصيل:
تجميع المعلومات ويشير ذلك إلى جمع أي معلومة أو إحصاء يسهم في تحقيق الأهداف، وهو عملية تضمن توفر المعلومات بشكل شامل ودقيق في النهاية.
وضع الافتراضات يتضمن تسجيل أي احتمال قد يحدث في المستقبل أو أي معوقات قد تؤدي إلى عدم تحقيق الهدف في الوقت المحدد.
تعيين الأهداف حيث يتم تقسيم الأهداف إلى أهداف أساسية، حيث يتفرع منها أهداف فرعية تساهم في تحقيق الأهداف الرئيسية.
وضع البدائل يتضمن تعيين بدائل تُعتبر بديلًا للموارد الأساسية، ويتوقف تقييم البدائل على فعاليتها وكفاءتها.
تحديد أفضل البدائل يتضمن اختيار البديل الذي يحقق الأهداف بشكل أسرع وبأقل خسائر.
وضع خطوات العمل يتضمن وضع أفضل طريقة لتحديد البديل المناسب، مع مراعاة أن تكون الخطة قابلة للتكيف مع التغيرات المحتملة.
اعتماد الخطة يأتي بعد الانتهاء من وضع الخطة بشكل شامل، حيث يتم الموافقة على الخطة بكل تفاصيلها.
تنفيذ الخطة يتم بعد موافقة الإدارة على الخطة النهائية، ويتم توزيعها على جميع أقسام المؤسسة للبدء في تنفيذها.
متابعة الخطة تُعتبر هذه الخطوة أحد أهم الخطوات، حيث يتم متابعة تقدم التنفيذ وضمان تحقيق الأهداف، ويعتبر الإهمال في متابعة الخطة عاملًا يمكن أن يؤثر سلبًا على نجاح التخطيط.
ما هي أنواع التخطيط؟
إن التخطيط له أنواع كثيرة وفقًا إلى تنصيفات معينة، وفيما يلي سنعرض لكم أشهر أبرز أنواعه:
حسب المدة الزمنية: في هذا السياق، يُشير التخطيط إلى الخطط المُستدامة للفترات الزمنية القصيرة التي لا تتجاوز السنة. يُشير التخطيط هنا إلى التخطيط للفترة الزمنية المتوسطة التي تمتد من عام إلى خمس سنوات، بينما يُعتبر التخطيط ذو الفترة الطويلة هو الذي يتجاوز الخمس سنوات، وقد يمتد إلى عقد أو حتى 20 عامًا. تتحكم عملية التخطيط في تحديد هذه الفترة.
حسب حجم التأثير:
التخطيط الاستراتيجي: يعتبر هو التخطيط ذو الفترة الطويلة ويتناول خططًا للمؤسسات التي تستهدف بناء فروع إضافية أو تكثيف خطوط الإنتاج لتحقيق أرباح أكبر.
التخطيط التكتيكي: يعتبر جزءًا من التخطيط الاستراتيجي ويهتم بتحديد الوسائل المرنة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، ويعتبر تخطيطًا ذو فترة زمنية متوسطة.
التخطيط التشغيلي: يتفرع من التخطيط التكتيكي ويستهدف وضع استراتيجيات يومية لتحقيق الأهداف.
حسب الوظيفة:
التخطيط السياسي.
التخطيط الاجتماعي.
التخطيط الاقتصادي.
تخطيط القوى العاملة.
تخطيط الإنتاج.
التخطيط السكاني.
التخطيط المالي.
التخطيط الطبوغرافي.
تخطيط المبيعات والتسويق.
أهم شروط نجاح التخطيط
يُعتبر التخطيط ضرورة حيوية تتطلب وجود أهداف محددة وواضحة، وذلك لضمان نجاح الخطة وتحقيق النتائج المرجوة ومن أهم شروط نجاحه ما يلي:
يجب أيضًا تحديد الزمن اللازم لتنفيذ الخطة، وعند وضعها يجب تجنب التعقيد والتركيز على البساطة لتسهيل تنفيذها.
يتعين على الخطة أن تكون واقعية وتتناغم مع الزمان والمكان والظروف التي سيتم تنفيذها، مع مراعاة توفر هذه العوامل الثلاث. يجب أن تكون الخطة متناسبة مع الواقع لضمان نجاحها وفقًا للتصور الذي وضعته عملية التخطيط.
الاهتمام بالإحصائيات أمر حيوي، حيث يتم بناء الخطة على تحليل دقيق لهذه البيانات. ينبغي أيضًا أن تكون الخطة مرنة بما يكفل التكيف مع التغيرات في الظروف المحيطة، وذلك لتحقيق أقصى فائدة منها.
يُفضل أيضًا أن يشارك جميع مديري المؤسسة في وضع الخطة، حيث يمتلك كل شخص وجهة نظره وخبرته التي يمكن أن تسهم في تحسين وتنويع الخطة وتعزيز فرص نجاحها.
ما هو التخطيط التنفيذي؟
يُعرف التخطيط التنفيذي كبرنامج عمل متكامل الأركان، يتم إعداده بناءً على احتياجات المنظمة الفعلية، بهدف تمكين العاملين من تحقيق أهدافهم خلال فترة زمنية مُحددة، ويتطلب التخطيط التنفيذي الجيد مراعاة عدة عوامل لضمان دقة تنفيذه في الواقع، ومن بين هذه العوامل، الإجابة عن الأسئلة التي تحدد مسار التنفيذ، مثل:
ما هي أهم أهداف المنظمة؟
ما هي الأنشطة التي ستحقق هذه الأهداف؟
متى سيتم تنفيذ هذه الأنشطة؟
أين سيتم تنفيذ هذه الأنشطة؟
ما هي الموارد البشرية المطلوبة لتحقيق التنفيذ؟
ما هي الموارد المالية الضرورية لتحقيقه؟
من هو المسؤول عن عملية التنفيذ؟
ما هو الأسلوب الفعّال لقياس تحقيق الأهداف؟
يتنقل التخطيط التنفيذي في ثلاثة اتجاهات رئيسية متوازنة، وهي: