هناك مجموعة من الخطوات التي يجب أن يتم اتباعها لكتابة التقرير بنجاح، وسوف نوضح هذه الخطوات فيما يلي:
تحديد موضوع التقرير
يعتبر اختيار موضوع التقرير أول خطوات كتابته، وفيما يلي نذكر أهم الخطوات التي تساعد على تحديد موضوع التقرير:
قبل البدء في كتابة التقرير لا بد من التعرف على إرشادات الكتابة، والتي يتحدد من خلالها شكل التقرير وطريقة ترتيب محتواه وتنسيقه، حيث تقدم هذه المعلومات في صورة كتيب، والتي تختلف من صيغة إلى صيغة أخرى، وعلى سبيل المثال حين يتم كتابة التقارير الدراسية فإنها تختلف عن التقارير الرسمية، لذا لا بد من الاطلاع على كتيب الإرشادات الذي يتم الحصول عليه من اللجنة المرغوب إرسال التقرير لها.
في الحالة التي لم يتم بها تخصيص التقرير المطلوب بموضوع محدد، يكون من الأفضل تحديد الموضوع المفضل لدى الكاتب حتى يستمتع بالكتابة، حيث يترتب على الملل الضعف بالتقرير وإيجاد صعوبة بالكتابة.
من غير المستحب أن يتم التوسع بشكل كبير عند كتابة التقرير، وذلك نتيجة ضياع بعض الأفكار الرئيسية وعدم التنظيم بها عند الكتابة، لذا لا بد من تحديد موضوع التقرير، وأن يكون ذلك وفق ما هو مطلوب بالتقرير فقط.
البحث عن المعلومات
هناك بعض النصائح والقواعد التي تخضع عملية البحث عن المعلومات لها، والتي يجب أن يتم اتباعها لإعداد أفضل تقرير، وتلك القواعد هي:
البحث عن المعلومات بمراجع ومصادر موثوقة، حيث إن جودة كتابة التقرير مهما كانت تظل المراجع والمصادر الموثوقة هي الأهم، لذا من الأفضل أن يتوفر في كل صفحة من بين صفحات التقرير مصدر أو مصدرين، ويمكن كذلك الاستعانة بالدراسات الميدانية وما إلى نحو ذلك عند كتابة التقرير.
الاستعانة بالمكتبة يساعد بالحصول على ما يناسب التقرير من معلومات، ويساعد كذلك أمين المكتبة بالبحث عن المعلومات المرغوب في الحصول عليها بشكل كبير.
حينما يتم البحث عن المعلومات عن طريق الإنترنت، يجب أن يتم الانتباه إلى الصفحات والمواقع التي تحتوي على هذه المعلومات، إذ يمكن لأي شخص النشر والكتابة على الإنترنت، وهو ما يجعل الوثوق بهذه المعلومات من الأمور الصعبة، وفي مثال على ذلك يمكن الاستعانة بالمنظمات والمواقع الحكومية والمقالات المكتوبة بواسطة خبراء مختصين في المجال المرغوب الكتابة عنه.
الاستعانة بمصادر المعلومات التي يتم استخدامها في تقارير مماثلة للتقرير المرغوب كتابته.
كتابة كافة المعلومات المتوفرة عن المصدر مثل تاريخ النشر واسم المؤلف، ويجب كذلك أن يتم ذكر إن كان قد تم اقتباس المعلومات من المراجع على نحو دقيق.
تنظيم المعلومات والأفكار المرغوب كتابتها بالتقرير، ويجب أن يتم تنسيقها وترتيب المواضيع والعناوين التي سوف يشملها التقرير.
كتابة المسودة
المسودة هي النسخة الأولية عن التقرير، ودومًا ما تمتاز المسودة بأنها قابلة للتنسيق والتعديل، حيث لا بد من اتباع كافة الإرشادات والتعليمات المطلوبة من قبل الجهة المرغوب إرسال التقري لها كالهوامش وحجم الخط، وجدول المحتويات، وصفحة العنوان، مع أهمية الذكر المبسط لما يحتوي عليه التقرير من أهداف ومقدمة ونتائج، ومن الأفضل أن يتم ذكر الدلائل والشروحات على المعلومات الواردة بالتقرير.
مراجعة التقرير
وهي ما تعد آخر خطوات كتابة التقرير، وتتضمن مراجعة مختلف خطوات كتابة التقرير السابق ذكرها، وسوف نعرض فيما يلي أهم النصائح حول مراجعة التقرير:
التدقيق الجيد لأي أخطاء إملائية.
الاطلاع على كافة الجمل منذ بدايتها إلى نهايتها.
مطابقة كافة المطاليب بما تم ذكره وتدوينه في التقرير.
طلب المساعدة والاستعانة بمدقق خارجي لضمان مدى دقة المراجعة.
خصائص كتابة التقرير
كتابة التقرير تمتاز بالعديد من الخصائص التي يجب أن يتم مراعاتها خلال عمل التقرير وإعداده وكتابته، وذلك لكي يتم إنشاء تقرير مفيد وفعال، وسوف نذكر فيما يلي أهم النصائح التي يجب أن يتم اتباعها عند كتابة التقرير:
التركيز خلال الكتابة على المعلومات المفيدة والدقيقة.
الدقة في المعلومات التي يتم إدراجها وعدم التضليل.
الكتابة بوضوح لتجنب إرباك القارئ.
ذكر المعلومات بإيجاز وعدم الإطالة في الشرح لكي لا يتم استنفاذ وقت القارئ.
أهمية التقرير
التقارير تعتبر من وسائل نقل المعلومات والتواصل ما بين الكاتب والقارئ، حيث تعتمد على البحث عن البيانات وتحليلها، ثم تقديمها على هيئة معلومات، والتقارير تغطي عدد هائل من القضايا والمواضيع التي تقدمها بشكل دقيق وواضح، وترتكز على لبنات أساسية ثلاث وهي (الشريحة المستهدفة من إعداد التقرير وكتابته، العرض من الكتابة، ونوع البيانات والمعلومات المرغوب أن يتم إيصالها للقارئ)، لذا يوجد العديد من أنواع التقارير كما تتنوع في طريقة كتابتها.
